Wykorzystywanie samochodu służbowego do celów prywatnych to rozwiązanie wygodne, ale też kosztowne – zwłaszcza jeśli nie kontrolujemy zużycia paliwa. W 2026 roku coraz więcej pracowników i pracodawców szuka sposobów na ograniczenie wydatków związanych z eksploatacją takich pojazdów. Jak więc korzystać z auta firmowego po godzinach i jednocześnie oszczędzać na paliwie?
Jakie są zasady korzystania z samochodu służbowego prywatnie?
Pracodawca może zezwolić na użytkowanie auta firmowego poza godzinami pracy, jednak wymaga to odpowiednich uregulowań. Zasady powinny być jasno określone w umowie o pracę, regulaminie pracy lub zarządzeniu wewnętrznym. Dla firm zatrudniających mniej niż 50 osób, brak zbiorowego prawa pracy nie zwalnia z obowiązku ustalenia warunków korzystania z pojazdu.
W przypadku korzystania z samochodu służbowego do celów prywatnych pracownik uzyskuje przychód, który zgodnie z art. 12 ust. 2a ustawy o PIT wynosi ryczałtowo:
- 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³,
- 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności powyżej 1600 cm³.
Jeśli pojazd jest użytkowany jedynie przez część miesiąca, przychód ustala się proporcjonalnie – 1/30 kwoty ryczałtu za każdy dzień użytkowania.
Odpłatność i paliwo
W wielu firmach funkcjonuje model częściowej odpłatności za użytkowanie auta prywatnie. Jeżeli pracownik pokrywa część kosztów (np. paliwa), do opodatkowania przyjmowana jest różnica między wartością ryczałtu a poniesioną odpłatnością. Przykładowo, jeśli ryczałt wynosi 400 zł, a pracownik zapłacił 150 zł za paliwo zużyte prywatnie, jego przychód wynosi tylko 250 zł.
Warto również pamiętać, że zgodnie z najnowszymi interpretacjami Krajowej Informacji Skarbowej oraz orzecznictwem sądów administracyjnych, koszty paliwa ponoszone przez pracodawcę mieszczą się w ryczałcie 250/400 zł. Jednak opłaty za parkingi czy autostrady już nie – one tworzą dodatkowy przychód.
Jak oszczędzać paliwo używając samochodu służbowego prywatnie?
Oszczędzanie paliwa podczas jazd prywatnych służbowym autem to nie tylko dbałość o domowy budżet, ale również wyraz szacunku do mienia pracodawcy. Poniżej znajdziesz konkretne strategie, które realnie zmniejszą zużycie paliwa bez pogorszenia komfortu jazdy:
- unikanie dynamicznej jazdy i gwałtownego przyspieszania,
- utrzymywanie stałej prędkości, najlepiej w zakresie ekonomicznym silnika,
- ograniczenie postoju z włączonym silnikiem, zwłaszcza zimą,
- planowanie trasy z wyprzedzeniem, aby unikać korków i niepotrzebnych objazdów,
- kontrola ciśnienia w oponach i regularna konserwacja pojazdu.
Nawet drobne zmiany w stylu jazdy mogą przynieść zauważalne efekty. Z testów wynika, że spokojna jazda pozwala zaoszczędzić nawet do 20% paliwa w porównaniu z agresywnym stylem prowadzenia.
Używanie tempomatu
Tempomat to nie tylko wygoda – to także narzędzie oszczędności. Utrzymywanie jednostajnej prędkości na drogach ekspresowych i autostradach ogranicza zbędne przyspieszanie i hamowanie, co przekłada się na niższe spalanie.
Warto jednak pamiętać, że tempomat najlepiej sprawdza się na płaskim terenie. W przypadku jazdy po pagórkowatych drogach jego użycie może prowadzić do zwiększonego zużycia paliwa.
Wyłączanie klimatyzacji
Klimatyzacja to jeden z największych pożeraczy paliwa. Jeśli nie jest konieczna, warto ją wyłączyć, zwłaszcza podczas jazdy po mieście. Otworzenie okna przy niższych prędkościach jest bardziej ekonomiczne.
Szacuje się, że klimatyzacja może zwiększyć zużycie paliwa nawet o 1-2 litry na 100 km, co przy regularnym użytkowaniu samochodu ma duże znaczenie.
Czy warto rozliczać paliwo osobno?
W świetle obecnych przepisów, jeżeli pracownik korzysta z samochodu służbowego prywatnie i sam płaci za paliwo, pracodawca powinien pomniejszyć wartość przychodu o te koszty. Taka forma rozliczenia może być korzystna dla obu stron – pracownik nie płaci podatku od całości ryczałtu, a pracodawca unika dodatkowych formalności.
W przypadku gdy pracownik pokrywa koszty paliwa wykorzystywanego do celów prywatnych, wartość ryczałtu 250 lub 400 zł powinna zostać proporcjonalnie pomniejszona o wartość tego paliwa.
Warunkiem jest jednak prowadzenie ewidencji zużycia paliwa z rozróżnieniem na cele służbowe i prywatne. Może to być realizowane np. poprzez karty paliwowe lub wewnętrzne raporty pracownika.
Jakie są konsekwencje podatkowe i składkowe?
Używanie samochodu służbowego do celów prywatnych powoduje powstanie przychodu po stronie pracownika, który podlega opodatkowaniu podatkiem PIT oraz składkom ZUS. Kwota 250 lub 400 zł miesięcznie stanowi podstawę do naliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Przykład rozliczenia
Pracownik używał samochodu służbowego (silnik powyżej 1600 cm³) przez 10 dni w miesiącu. Pracodawca pokrył koszt paliwa – 45 litrów po 5,11 zł. Rozliczenie wygląda następująco:
- Ryczałt dzienny: 400 zł ÷ 30 = 13,33 zł
- 13,33 zł × 10 dni = 133,30 zł
- 45 l × 5,11 zł = 229,95 zł
- Łączny przychód: 133,30 zł + 229,95 zł = 363,25 zł
Od tej kwoty należy odprowadzić podatek dochodowy oraz składki ZUS, co zwiększa całkowity koszt dla pracownika. Dlatego tak istotne jest świadome zarządzanie paliwem.
Jakie technologie pomagają kontrolować zużycie paliwa?
W 2026 roku coraz więcej firm korzysta z kart paliwowych, które umożliwiają precyzyjne rozliczanie tankowań i monitorowanie zużycia paliwa – zarówno w celach służbowych, jak i prywatnych. Systemy takie jak Flotex pozwalają:
- śledzić lokalizację pojazdu w momencie tankowania,
- uzyskać dostęp do danych o zużyciu paliwa w czasie rzeczywistym,
- kontrolować przebieg pojazdu przy każdym tankowaniu,
- zestawiać dane w przejrzystym panelu online.
Dzięki tym narzędziom pracodawca może łatwo ocenić, czy pracownik używa pojazdu zgodnie z ustaleniami, a pracownik może wykazać się odpowiedzialnym podejściem do korzystania z mienia służbowego.
Jak uniknąć problemów podatkowych?
Aby korzystanie z samochodu służbowego do celów prywatnych było zgodne z prawem i nie powodowało problemów z fiskusem ani ZUS, konieczne jest prawidłowe udokumentowanie warunków użytkowania auta. Warto zawrzeć pisemne porozumienie z pracownikiem, w którym znajdą się informacje o:
- zakresie dozwolonego użytkowania prywatnego,
- sposobie rozliczenia kosztów paliwa,
- obowiązkach związanych z eksploatacją,
- procedurze w razie wypadków lub awarii.
W ten sposób unika się nieporozumień oraz ryzyka zakwestionowania przez organy podatkowe wartości rozliczanych świadczeń. Warto też upewnić się, że firma posiada aktualne regulacje wewnętrzne regulujące te kwestie – co może być szczególnie istotne przy kontroli ZUS lub skarbówki.
Czy opłaca się używać auta służbowego prywatnie?
Choć używanie samochodu służbowego do celów prywatnych może zwiększyć przychód pracownika, to w wielu przypadkach jest to nadal atrakcyjna forma benefitu. Pracownik nie musi kupować własnego samochodu, opłacać ubezpieczenia czy serwisów. Jednak warto kalkulować rzeczywiste koszty – zwłaszcza związane z paliwem.
Największe oszczędności pojawiają się, gdy:
- pracownik korzysta z auta w sposób rozsądny i ekonomiczny,
- pokrywa koszt paliwa prywatnego, co obniża jego przychód,
- firma zapewnia narzędzia do kontroli zużycia (np. karty paliwowe),
- rozliczenia są przejrzyste i oparte na rzeczywistym użytkowaniu.
Zatem dobrze zarządzane użytkowanie samochodu służbowego może być korzystne dla obu stron – pozwala pracownikowi na wygodę, a pracodawcy na większą kontrolę kosztów i bezpieczeństwo podatkowe.
Co warto zapamietać?:
- Pracownik korzystający z samochodu służbowego do celów prywatnych uzyskuje przychód ryczałtowy: 250 zł (silnik do 1600 cm³) lub 400 zł (silnik powyżej 1600 cm³) miesięcznie.
- Oszczędzanie paliwa można osiągnąć poprzez: unikanie dynamicznej jazdy, utrzymywanie stałej prędkości, planowanie trasy oraz kontrolę ciśnienia w oponach.
- Klimatyzacja zwiększa zużycie paliwa o 1-2 litry na 100 km; warto ją wyłączać, gdy nie jest konieczna.
- Pracodawca powinien pomniejszyć wartość przychodu o koszty paliwa, jeśli pracownik pokrywa te wydatki.
- Wprowadzenie pisemnych porozumień dotyczących użytkowania samochodu służbowego pomaga uniknąć problemów podatkowych i zapewnia przejrzystość rozliczeń.
