Wielu pracowników zatrudnionych na czas określony staje przed niepewnością w ostatnich tygodniach obowiązywania umowy. Czy pracodawca powinien ich uprzedzić, że nie planuje jej przedłużenia? Czy brak takiej informacji to tylko przejaw braku kultury organizacyjnej, czy może luka prawna? W artykule przyjrzymy się aktualnym przepisom, orzecznictwu oraz praktyce, aby odpowiedzieć na pytanie: czy pracodawca ma obowiązek poinformować o nieprzedłużeniu umowy?
Na czym polega rozwiązanie umowy na czas określony?
Umowa o pracę zawarta na czas określony wygasa automatycznie z dniem wskazanym w jej treści. Nie dochodzi wówczas do formalnego wypowiedzenia, a więc nie jest wymagane złożenie przez strony żadnego dodatkowego oświadczenia. Jest to jedna z głównych różnic między umowami na czas określony a umowami bezterminowymi. W praktyce oznacza to, że brak jakiejkolwiek reakcji ze strony pracodawcy nie oznacza naruszenia przepisów.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie może rozwiązać takiej umowy wcześniej. W myśl przepisów kodeksu pracy, każda umowa – także ta na czas określony – może zostać wypowiedziana, o ile zawiera stosowną klauzulę. Wówczas strony obowiązuje okres wypowiedzenia, który zależy od stażu pracy u danego pracodawcy.
Warto również pamiętać, że pracodawca nie jest zobowiązany do ponownego zatrudnienia pracownika po wygaśnięciu jego umowy czasowej. Nawet jeśli obie strony były zadowolone ze współpracy, decyzja o dalszym zatrudnieniu pozostaje w gestii pracodawcy.
Umowa na czas określony wygasa z mocy prawa – nie wymaga wypowiedzenia ani zawiadomienia.
Czy pracodawca musi poinformować o nieprzedłużeniu umowy?
Obecnie przepisy polskiego Kodeksu pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku informowania pracownika o nieprzedłużeniu umowy o pracę na czas określony. Zgodnie z art. 30 § 1 pkt 4 Kodeksu pracy, umowa taka rozwiązuje się z upływem czasu, na jaki została zawarta. W praktyce oznacza to, że pracownik może dowiedzieć się o zakończeniu zatrudnienia nawet w dniu jego wygaśnięcia.
Choć może się to wydawać nieetyczne z punktu widzenia relacji międzyludzkich i kultury organizacyjnej, nie stanowi to naruszenia prawa. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na interpelację poselską z 2018 roku wyraźnie wskazało, że obowiązujące przepisy są wystarczające i nie planuje się ich zmiany.
Wyjątki od zasady
Istnieją jednak szczególne przypadki, w których informowanie o nieprzedłużeniu umowy może być wymagane. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy:
- pracownik podlega szczególnej ochronie (np. kobieta w ciąży, osoba w wieku przedemerytalnym),
- umowa zawarta jest po raz trzeci z rzędu z tym samym pracownikiem,
- zawarto klauzulę wymagającą wcześniejszego powiadomienia w treści umowy.
W takich przypadkach brak informacji może zostać uznany za naruszenie przepisów prawa pracy, a pracownik może rozważyć interwencję w Państwowej Inspekcji Pracy lub skierowanie sprawy do sądu pracy.
Pisemna forma zawiadomienia
Choć prawo nie wymaga powiadomienia o nieprzedłużeniu umowy, jeśli już dochodzi do takiej informacji – powinna ona być przekazana na piśmie. Ma to znaczenie dowodowe i zabezpiecza obie strony na wypadek ewentualnych nieporozumień.
W przypadku braku pisemnego zawiadomienia, a jedynie ustnego przekazu, pojawia się ryzyko sporu sądowego, w którym pracownik może twierdzić, że nie został w ogóle poinformowany.
Czy brak powiadomienia o nieprzedłużeniu może skutkować odszkodowaniem?
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku pracowników zatrudnionych tymczasowo. W tym modelu zatrudnienia obowiązuje zasada, że pracodawca musi poinformować pracownika przynajmniej miesiąc przed końcem umowy, czy zamierza ją przedłużyć. Brak takiego zawiadomienia może skutkować obowiązkiem wypłaty odszkodowania.
Wysokość odszkodowania to równowartość miesięcznego wynagrodzenia, a w przypadku opóźnienia – jest ono proporcjonalne do okresu skrócenia wymaganego terminu zawiadomienia.
Kiedy odszkodowanie nie przysługuje?
Nie każde opóźnienie w powiadomieniu skutkuje obowiązkiem zapłaty odszkodowania. Pracownik zatrudniony na umowę krótszą niż 6 miesięcy nie ma w ogóle prawa do takiego zawiadomienia, a więc również do roszczenia o odszkodowanie.
Dodatkowo, jeśli w umowie o pracę zawarto zapis o zakończeniu współpracy bez dodatkowego powiadomienia, to pracodawca nie musi podejmować żadnych dalszych działań informacyjnych.
Jakie są skutki braku informacji dla pracownika?
Nieprzedłużenie umowy bez wcześniejszego uprzedzenia może prowadzić do szeregu trudności dla pracownika. Nagła utrata dochodu, brak przygotowania do szukania nowej pracy, a także stres i destabilizacja życiowa to tylko niektóre z możliwych konsekwencji.
Brak informacji o nieprzedłużeniu umowy może mieć realny wpływ na życie osobiste i zawodowe pracownika.
W szczególnie trudnej sytuacji znajdują się osoby samotnie wychowujące dzieci, młodzi pracownicy bez oszczędności, osoby z kredytami, a także pracownicy z niepełnosprawnościami lub opiekujący się osobami zależnymi.
Jak pracownik może zareagować na brak informacji?
Jeśli zbliża się termin zakończenia umowy i brak jest reakcji ze strony pracodawcy, pracownik powinien:
- skontaktować się z działem kadr lub bezpośrednim przełożonym,
- wystosować pisemne zapytanie o status umowy,
- zabezpieczyć wszelkie dokumenty i korespondencję,
- zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy w przypadku podejrzenia naruszenia prawa,
- skorzystać z doradztwa prawnego, aby poznać swoje prawa i ewentualne roszczenia.
Jak przygotować się do rozmowy o przedłużeniu umowy?
Warto przed zakończeniem umowy umówić się z pracodawcą na rozmowę podsumowującą współpracę. To moment, w którym można przedstawić swoje osiągnięcia, zaangażowanie i plany na przyszłość. Przygotowując się do takiej rozmowy, należy wziąć pod uwagę:
- dotychczasowe wyniki i wkład w funkcjonowanie zespołu,
- potrzeby firmy i możliwe kierunki rozwoju,
- elastyczność co do formy zatrudnienia lub stanowiska,
- aktualną sytuację na rynku pracy w danej branży.
Czy coś może się zmienić w przepisach prawa?
W odpowiedzi na społeczne postulaty, do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej trafiła obywatelska petycja nr 53-2025. Jej celem jest wprowadzenie obowiązku poinformowania pracownika o nieprzedłużeniu umowy co najmniej 21 dni przed jej zakończeniem. Pomysł ten zyskał poparcie części ekspertów oraz polityków, jednak jak dotąd nie znalazł odzwierciedlenia w obowiązujących przepisach.
Warto jednak podkreślić, że podobne rozwiązania obowiązują już w niektórych krajach Unii Europejskiej – m.in. w Holandii i Portugalii. Tam brak zawiadomienia w wymaganym terminie skutkuje obowiązkiem wypłaty odszkodowania.
Co powinni robić pracodawcy?
Dla pracodawcy brak obowiązku informacyjnego nie oznacza, że warto rezygnować z komunikacji z pracownikiem. Wręcz przeciwnie – z punktu widzenia zarządzania zasobami ludzkimi i reputacji firmy, warto:
- prowadzić regularne rozmowy oceniające,
- przekazywać decyzje personalne z odpowiednim wyprzedzeniem,
- dokumentować ustalenia dotyczące końca współpracy,
- konsultować zmiany z działem prawnym lub HR,
- dbać o kulturę organizacyjną i dobre relacje z zespołem.
Transparentność i szacunek wobec pracownika przekładają się na mniejsze ryzyko sporów oraz lepszy wizerunek pracodawcy na rynku pracy.
Co warto zapamietać?:
- Umowa na czas określony wygasa automatycznie, nie wymaga wypowiedzenia ani powiadomienia ze strony pracodawcy.
- Pracodawca nie ma obowiązku informowania o nieprzedłużeniu umowy, co może skutkować brakiem przygotowania pracownika na zakończenie zatrudnienia.
- Wyjątki od zasady informowania dotyczą pracowników podlegających szczególnej ochronie oraz umów zawartych po raz trzeci z rzędu.
- W przypadku zatrudnienia tymczasowego, pracodawca musi poinformować pracownika o zamiarze przedłużenia umowy co najmniej miesiąc przed jej końcem.
- Pracodawcy powinni dbać o komunikację z pracownikami, prowadzić regularne rozmowy oceniające i dokumentować ustalenia dotyczące końca współpracy.
