Wiele osób zmieniających miejsce pracy zastanawia się, czy nowy pracodawca ma dostęp do informacji o ich wcześniejszych zwolnieniach lekarskich. Takie pytanie może budzić niepokój, zwłaszcza w sytuacji, gdy ktoś korzystał z L4 więcej niż przeciętnie. W tym artykule wyjaśniamy, co dokładnie widzi nowy pracodawca i jakie prawa ma kandydat do pracy w kontekście ochrony danych osobowych.
Czy nowy pracodawca widzi poprzednie L4?
Podstawową kwestią, którą należy wyjaśnić, jest poziom dostępu do danych medycznych pracownika. Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem, a w szczególności z przepisami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), informacje o stanie zdrowia są klasyfikowane jako dane wrażliwe. Oznacza to, że ich przetwarzanie jest możliwe tylko w bardzo ograniczonych przypadkach.
Nowy pracodawca nie ma prawa ani technicznej możliwości, by samodzielnie sprawdzić historię zwolnień lekarskich kandydata za pośrednictwem systemów ZUS, takich jak PUE (Platforma Usług Elektronicznych). Dostęp do tych informacji ma wyłącznie sam ubezpieczony oraz uprawnione instytucje, a pracodawcy nie znajdują się w tej grupie. Nawet jeśli potencjalny pracodawca posiada konto PUE jako płatnik składek, nie uzyska żadnych informacji na temat zwolnień dotyczących innych niż aktualni pracownicy.
W praktyce oznacza to, że nowy pracodawca nie zobaczy, czy kandydat był wcześniej często na L4, ile takich dni miał w roku ani z jakiej przyczyny były one wystawiane.
Świadectwo pracy a informacje o L4
Innym dokumentem, do którego ma dostęp nowy pracodawca, jest świadectwo pracy. Mimo że zawiera ono informacje o okresie zatrudnienia, rodzaju pracy czy przyczynie rozwiązania umowy, nie zawiera informacji o zwolnieniach lekarskich. Nie ma w nim wzmianki o liczbie dni nieobecności z powodu choroby ani o ich przyczynach – są to dane zastrzeżone.
Jedyną informacją, która może pośrednio wskazywać na okresy nieobecności, są tzw. okresy nieskładkowe. Jednak i one nie muszą dotyczyć wyłącznie niezdolności do pracy – mogą wynikać np. z urlopu bezpłatnego.
Czy pracodawca może zapytać o liczbę dni L4?
W wielu przypadkach kandydaci spotykają się z formularzami rekrutacyjnymi, w których pojawia się pytanie o liczbę dni zwolnienia lekarskiego w poprzednim miejscu pracy. Może to budzić konsternację – czy należy na takie pytanie odpowiadać? Czy odmowa może skutkować odrzuceniem kandydatury?
Zgodnie z art. 221 § 1 Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od kandydata jedynie określonych danych, takich jak imię, nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i przebieg zatrudnienia. Stan zdrowia nie należy do tej grupy i jego ujawnienie możliwe jest dopiero po podpisaniu umowy o pracę, i to tylko w niektórych przypadkach.
Kandydat nie ma obowiązku informowania pracodawcy o swojej historii zwolnień lekarskich. Odmowa udzielenia takiej informacji nie może być podstawą odrzucenia jego aplikacji.
Wymuszenie danych w formularzu rekrutacyjnym
Niektóre firmy stosują praktykę, która polega na umieszczaniu w formularzach rekrutacyjnych obowiązkowego pola dotyczącego liczby dni L4. System może nie pozwalać na kontynuowanie aplikacji bez jego wypełnienia. Taki mechanizm jest niezgodny z przepisami RODO, ponieważ nie spełnia warunku dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych wrażliwych.
W takiej sytuacji kandydat ma prawo domagać się ochrony swoich danych osobowych i może skorzystać z następujących środków:
- złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO),
- wystąpić z powództwem o odszkodowanie z tytułu naruszenia zasady równego traktowania w zatrudnieniu,
- zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy o dyskryminującej praktyce rekrutacyjnej.
Jeśli system rekrutacyjny uniemożliwia kontynuację aplikacji bez podania liczby dni L4, warto wykonać zrzut ekranu i dołączyć oświadczenie, że pole to narusza przepisy Kodeksu pracy i RODO.
Jakie informacje pracodawca widzi na L4?
W przypadku aktualnie zatrudnionych pracowników, którzy dostarczają L4, pracodawca nie widzi pełnej informacji o stanie zdrowia. Zwolnienie lekarskie zawiera jedynie kod literowy i cyfrowy, który określa ogólny powód niezdolności do pracy i ewentualne zalecenia (np. konieczność leżenia).
Oto, co może zobaczyć pracodawca:
- Kod literowy – np. B (ciąża), C (nadużycie alkoholu), D (gruźlica), E (choroba zakaźna), A (kontynuacja choroby sprzed 60 dni),
- Kod cyfrowy – 1 (chory musi leżeć), 2 (chory może chodzić),
- Okres obowiązywania zwolnienia,
- Informacja o tym, czy pracownik może wychodzić z domu.
Nie są natomiast widoczne: numer statystyczny choroby, nazwa schorzenia, szczegółowe wyniki badań ani nazwiska lekarzy wystawiających zwolnienia.
Czy lekarz widzi poprzednie zwolnienia lekarskie?
Tak, lekarz ma dostęp do historii zwolnień lekarskich pacjenta. W systemie e-ZLA (elektroniczne zwolnienia lekarskie) widoczne są zarówno obecne, jak i wcześniejsze zwolnienia. Lekarz może zatem ocenić, czy wystawiane L4 nie są nadużywane lub czy dany przypadek nie jest kontynuacją wcześniejszej choroby.
To lekarz decyduje, czy dana osoba faktycznie wymaga zwolnienia – niezależnie od tego, czy poprzednie L4 było wystawione kilka dni wcześniej, czy kilka miesięcy temu. Jest to jeden z mechanizmów zabezpieczających przed nadużywaniem prawa do zasiłku chorobowego.
Czy e-ZLA może trafić do byłego pracodawcy?
Tak, jeśli pacjent nie poinformuje lekarza o zakończeniu zatrudnienia, e-ZLA może zostać automatycznie wysłane także do byłego pracodawcy. Taka sytuacja stanowi naruszenie ochrony danych osobowych, ponieważ były pracodawca nie powinien już otrzymywać informacji o stanie zdrowia byłego pracownika.
Aby tego uniknąć, należy podczas wizyty zdalnej lub stacjonarnej poinformować lekarza o ustaniu zatrudnienia. Dzięki temu zwolnienie zostanie przesłane wyłącznie do aktualnych płatników składek – zgodnie z obowiązującym stanem prawnym.
Jakie dane może zbierać pracodawca na etapie rekrutacji?
Pracodawca ma prawo żądać od kandydata danych niezbędnych do oceny jego kwalifikacji na dane stanowisko. Zgodnie z przepisami, są to:
- imię i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe,
- informacje o wykształceniu,
- przebieg zatrudnienia.
Nie ma natomiast prawa domagać się danych dotyczących stanu zdrowia, przeszłości karnej (chyba że wynika to z wymagań stanowiska), poglądów politycznych, życia rodzinnego czy preferencji osobistych. Nawet jeśli kandydat sam podaje takie informacje, muszą one zostać przetworzone z zachowaniem zasad RODO – m.in. minimalizacji i adekwatności.
Weryfikacja kandydata a ochrona prywatności
Nowy pracodawca nie może kontaktować się z byłym pracodawcą bez zgody kandydata. Dotyczy to także prób pozyskania referencji. Każde takie działanie bez zgody może zostać uznane za naruszenie prywatności i złamanie przepisów RODO.
Jeśli kandydat sam przekaże referencje, np. w formie pisemnej lub ustnej, to wówczas nowy pracodawca może się nimi posłużyć. Jednak kontakt z poprzednim pracodawcą bez wiedzy kandydata jest zabroniony.
Co zrobić, gdy pracodawca narusza przepisy?
Jeśli nowy pracodawca wymaga informacji o L4 w sposób niezgodny z prawem, kandydat ma kilka możliwości działania:
- złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa),
- złożyć pozew o odszkodowanie z tytułu dyskryminacji w zatrudnieniu (art. 183d Kodeksu pracy),
- zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Warto zachować dowody, np. zrzuty ekranu z formularza rekrutacyjnego lub korespondencji z rekruterem. Przetwarzanie danych osobowych w sposób nielegalny może skutkować wysokimi karami dla pracodawcy oraz obowiązkiem zmiany praktyk rekrutacyjnych.
Każdy kandydat ma prawo do ochrony swoich danych osobowych, w tym informacji o zdrowiu – nawet jeśli są one wykorzystywane w procesie rekrutacji.
Co warto zapamietać?:
- Nowy pracodawca nie ma dostępu do historii zwolnień lekarskich kandydata, ponieważ dane te są klasyfikowane jako wrażliwe i chronione przez RODO.
- Świadectwo pracy nie zawiera informacji o zwolnieniach lekarskich, a jedynie dane dotyczące okresu zatrudnienia i przyczyny rozwiązania umowy.
- Kandydat nie ma obowiązku informowania pracodawcy o liczbie dni L4, a odmowa udzielenia takiej informacji nie może skutkować odrzuceniem aplikacji.
- Pracodawca może żądać jedynie podstawowych danych osobowych, takich jak imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie i przebieg zatrudnienia.
- W przypadku naruszenia przepisów przez pracodawcę, kandydat ma prawo złożyć skargę do UODO, wystąpić o odszkodowanie lub zgłosić sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.
